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NOTA FISCAL eletrônica (NF-e) e DANFE

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A NF-e surgiu em substituição das notas de papel para tornar a fiscalização da Receita Federal mais segura e eficiente além de permitir o acompanhamento das operações de emissão de NF-e em tempo real. A Nota Fiscal Eletrônica é um documento somente digital, ou seja, é emitido e armazenado apenas eletronicamente, sem arquivos físicos. 

Tá. Mas e aquela notinha que eu recebo quando compro alguma coisa? Ela é chamada de DANFE e não é propriamente a nota fiscal.

 

O que é DANFE?

A sigla DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

Ele é a representação física da NF-e, sendo obrigatório no transporte de mercadorias. Todas as informações contidas no DANFE obrigatoriamente devem constar no XML, mas nem tudo o que tem no XML aparece no DANFE.

No DANFE é possível identificar informações importantes para o transporte, como por exemplo, o emitente, o destinatário, os produtos e valores e a transportadora que fará o frete.

O DANFE não possui valor fiscal, por isso não precisa ser arquivado. Mas, o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviço, nós aconselhamos guardar em casos de contestação de entrega. Se o seu cliente, por exemplo, alegar que não recebeu o produto, o canhoto de entrega é uma comprovação.

O fato do DANFE não possuir valor fiscal impede que ele substitua a NF-e. Mas, através dele, é possível comprovar a existência da Nota Fiscal Eletrônica através da sua chave numérica. A chave numérica é composta por 44 dígitos que permite consultar a existência e a legalidade da NF-e a que está relacionada. Essa chave também é expressa por um código de barras que facilita ainda mais a pesquisa.

O estado do Paraná possui uma exigência específica em relação às suas notas fiscais devido à sua localização de fronteira. Para envios de mercadores oriundos no PR é necessário emitir o DANFE. Não serão aceitos cupom fiscal, nota eletrônica e nota fiscal avulsa.

 

O que deve constar no DANFE

Não basta ter uma chave numérica de acesso e um código de barras para que o DANFE seja válido. Outras informações relevantes também devem estar descritas nele:

No caso de transporte:

  • Número e série da NF-e,
  • Operação de entrada ou saída,
  • Data,
  • Horário de saída,
  • Quantidade de caixas/quilos/unidades do produto,
  • Placa do veículo,
  • Informações da transportadora,
  • A natureza da operação,
  • Tipo de mercadoria.
  • Dados da empresa (Nome social, CNPJ, Inscrição estadual/municipal, etc.).

É possível adicionar informações adicionais ao DANFE, mas para isso é preciso pedir uma autorização especial. A logo da empresa pode aparecer no documento, entretanto não pode atrapalhar a leitura do código de barras.

É muito importante saber que se trata de um documento padronizado e há um modelo disponível no Manual de Integração do Contribuinte, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

 

Como emitir o DANFE

Para evitar erros, o melhor é seguir a recomendação do Ministério da Fazenda, e emitir o DANFE no mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, é só configurar o seu sistema para gerar essas duas modalidades de documento.

 

 

O que é NF-e?

Como você já sabe, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico. O seu arquivo é no formato XML e tem um layout único que é padrão para todo o Brasil e deve seguir as regras de escrituração fiscal. 

O XML só pode ser lido através do site da SEFAZ ou da utilização de programas específicos para esse fim. Uma informação muito importante é que os arquivos XMLs devem ser guardados por pelo menos cinco anos para fins de fiscalização pela Receita Federal.

Ainda tem alguma dúvida sobre DANFE e XML? Procure a EXCELÊNCIA para esclarecer detalhes que estão relacionados ao seu ramo de atuação!