O prazo para guarda de documentos é uma obrigação importante para empresas que desejam evitar problemas em fiscalizações e processos judiciais. Além disso, também existem prazos específicos para a guarda de documentos trabalhistas, fiscais, previdenciários e de segurança e saúde do trabalho.
A legislação brasileira estabelece prazos diferentes conforme o tipo de obrigação. Consequentemente, muitos empresários têm dúvidas sobre por quanto tempo precisam guardar folhas de pagamento, comprovantes de impostos, documentos do FGTS ou exames ocupacionais.
A seguir, veja os principais prazos de guarda documental para empresas.
📁 Documentos Trabalhistas
O prazo de guarda dos documentos relacionados aos empregados estão vinculados ao prazo prescricional trabalhista, previsto no art. 7º, XXIX da Constituição Federal.
De forma geral, o empregado pode:
- entrar com ação trabalhista até 2 anos após o desligamento
- cobrar direitos referentes aos últimos 5 anos de trabalho
Por esse motivo, recomenda-se que as empresas mantenham os documentos por até 7 anos após o desligamento do empregado, para maior segurança jurídica.
Exemplos de documentos trabalhistas que devem ser guardados
- contrato de trabalho
- ficha ou registro de empregado
- folhas de pagamento
- recibos de salário
- controle de ponto
- acordos de compensação/banco de horas
- advertências
- recibos de férias
- comprovantes de pagamento de verbas rescisórias
Prazo mínimo recomendado: 5 anos.
Prazo mais seguro: até 7 anos após o desligamento.
💰 Documentos do FGTS
Os documentos relacionados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) comprovam os depósitos mensais e rescisórios realizados pela empresa.
Após decisão do STF, o prazo prescricional do FGTS passou a ser de 5 anos. Mesmo assim, algumas empresas optam por manter os documentos por período maior por cautela, uma vez que era citado na Lei nº 8.036/1990 o prazo de 30 anos.
Exemplos de documentos do FGTS
- comprovantes de recolhimento
- GRRF (guia rescisória)
- declarações ou arquivos vinculados ao FGTS digital (arquivos SEFIP ou declarações equivalentes)
Prazo mínimo recomendado: 5 anos.
Recomendação prática: guardar por 30 anos (posição antiga) ou no mínimo 5 anos
após desligamento.
🧾 Documentos Previdenciários (INSS)
A documentação previdenciária comprova o correto recolhimento das contribuições sociais e pode ser solicitada em fiscalizações da Receita Federal ou da Previdência.
Exemplos de documentos previdenciários
- GPS ou DARF previdenciário
- DCTFWeb
- eventos do eSocial
- GFIP (quando aplicável)
- folhas de pagamento vinculadas ao INSS
Esses documentos são importantes para comprovar recolhimentos e evitar autuações.
Prazo mínimo recomendado: 5 anos conforme base legal Lei nº 8.212/1991.
📊 Documentos Fiscais e Tributários (impostos federais)
Os documentos fiscais seguem o prazo decadencial e prescricional previsto no Código Tributário Nacional.
Durante esse período, a Receita Federal pode fiscalizar e exigir comprovação das informações declaradas.
Exemplos de documentos tributários
- DARFs (IRRF, PIS, COFINS etc.)
- DCTF
- EFD-Reinf
- DIRF (anos anteriores)
- comprovantes de retenções
Prazo mínimo recomendado: 5 anos (prazo decadencial e prescricional tributário).
🏥 Documentos de Medicina e Segurança do Trabalho (SST)
Os documentos relacionados à saúde ocupacional possuem prazo de guarda significativamente maior. Você sabe o por quê? Porque doenças ocupacionais podem se manifestar anos após a exposição a agentes nocivos.
Desse modo, a legislação (NR-7 – PCMSO) determina prazos mais longos para a guarda dessas informações.
Exemplos de documentos de SST
- ASO (exames admissionais, periódicos e demissionais)
- exames complementares (audiometria, espirometria etc.)
- PCMSO
- PGR e laudos ambientais
- LTCAT
Prazo mínimo recomendado: 20 anos após o desligamento do empregado.
📊 Resumo dos prazos
| Tipo de documento | Prazo recomendado |
|---|---|
| Documentos trabalhistas | 5 anos (ideal 7 após desligamento) |
| FGTS | 5 anos (muitos guardam 30 anos por cautela) |
| INSS/Previdenciário | 5 anos |
| Tributos federais | 5 anos |
| Exames médicos ocupacionais (ASO) | 20 anos |
| Documentos ambientais (PGR, etc.) | 20 anos |
📂 Boas práticas para arquivamento de documentos
Além de respeitar os prazos legais, algumas práticas ajudam a evitar problemas futuros:
✔ manter arquivos digitais organizados
✔ realizar backup em nuvem
✔ separar documentos por empregado e por ano
✔ controlar prazos de descarte
✔ nunca descartar documentos de segurança e saúde do trabalho antes do prazo legal
💡 Dica importante:
Sempre que houver dúvida sobre o prazo de guarda, a recomendação é manter o documento arquivado por mais tempo. O custo de armazenamento costuma ser muito menor que o risco de autuações ou dificuldades em processos judiciais.
CHECKLIST DE GUARDA DE DOCUMENTOS
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