Como fazer controle de estoque

O estoque não é um local isolado e sem vida de sua empresa.

Estoque significa dinheiro, e dinheiro implica crescimento.

Se você não tiver controle adequado do estoque, certamente comprometerá o capital de giro da empresa. É como uma torneira que não fecha completamente e continua pingando. Um bom controle de estoque previne esses vazamentos e evita gastos desnecessários.

Mas, antes de tudo, o que é exatamente um estoque? O estoque é o local onde todos os produtos, mercadorias, materiais e outros itens essenciais para o funcionamento da empresa são armazenados. Além disso, é nesse espaço que ficam os insumos finalizados, prontos para serem enviados ao consumidor final. Portanto, o estoque desempenha um papel crucial em toda a cadeia produtiva do seu negócio.

Como gestor, é fundamental que você aprenda a gerenciar o estoque com sabedoria e eficiência. Para garantir a produtividade nas operações, sem excessos ou escassez, é vital conhecer os diferentes tipos de estoques existentes para uma melhor gestão de mercadorias.

Lembre-se: sua estratégia precisa ter duas coisas em foco sempre: o consumidor final e o lucro.

São diversos tipos de estoque adequados para uma gestão de mercadorias eficiente. Saber identificar e aplicar a melhor abordagem é fundamental para ter um negócio de sucesso. A partir disso, a empresa consegue atender às demandas dos clientes, aumentar os lucros e se desenvolver no mercado. Por outro lado, tentar implementar uma solução sem o devido conhecimento pode transformar o estoque em um grande problema.

Quais são os principais tipos de estoque?

Confira alguns abaixo:

1. Estoque inativo

O estoque inativo é quando o armazém abriga produtos com baixa performance nas vendas, que ficaram parados nas prateleiras e, dessa forma, se tornaram obsoletos.

Isso está intimamente ligado ao giro de estoque; um indicador que evidencia se determinado item possui um alto giro (fast mover), baixo giro (low mover) ou está sem giro (no mover).

Assim, quanto menor é o nível de atividade de cada mercadoria em estoque, maior é a quantidade de produtos inativos.

Apesar de ser algo comum, é importante evitar que isso aconteça com frequência. Há uma série de fatores que podem ser avaliados para que sua empresa não sofra com esse cenário — prazo de validade do produto e o tipo.

Pode ser interessante apostar na negociação com fornecedores. Ao construir uma relação de confiança, você pode conseguir substituir esses itens parados por outros com maior saída, por exemplo. Outra possibilidade é lançar promoções de “queima de estoque”.

Aqui, o departamento de marketing pode ajudar na divulgação, a fim de atrair o olhar dos clientes e incentivar a compra.

2. Estoque mínimo

O estoque mínimo, envolve ter uma quantidade mínima ideal de cada produto armazenado, a fim de prevenir a sua escassez, antes da reposição.

Para determinar qual o volume adequado dos produtos, você precisa analisar a demanda por cada mercadoria, bem como a existência de datas comemorativas que costumam elevar a procura por certos itens.

Qualquer marca que não dá importância para o estoque mínimo corre o risco de perder competitividade, a preferência do consumidor e lucratividade.

3. Estoque máximo

O estoque máximo é o contrário do estoque mínimo: significa a quantidade máxima de mercadorias que podem ser guardadas no estoque, por um tempo específico. Isso evita que os itens fiquem parados nas prateleiras, caindo em desuso.

Vamos pensar em um comércio que atue no ramo alimentício, mais especificamente, no nicho de chocolates e bombons. No caso das barras de chocolate, ela determinou que o estoque máximo é de 100 unidades em um mês.

Então, para evitar a inatividade, sempre que esse número é atingido, as compras são suspensas. Assim, não entram novas barras de chocolate no depósito, até que o estoque mínimo seja alcançado.

Mas, como definir a quantidade do estoque máximo? Aspectos como o espaço disponível no armazém, disponibilidade financeira e cálculos baseados no histórico de vendas ao consumidor final precisam ser analisados.

Feito isso, utilize as informações obtidas para negociar a compra de mais produtos com os fornecedores. Muitos deles oferecem descontos e meios de pagamento interessantes para compras de alto volume.

4. Estoque de antecipação/sazonal

O estoque sazonal funciona quando se identifica um aumento na demanda por determinados produtos em um curto período, e eleva a quantidade de itens para satisfazer o consumidor.

Esse estoque de antecipação é bastante utilizado em épocas comemorativas, quando há um pico de compras — Natal, Dia das Mães, Páscoa, Dia das Crianças e outros. Assim, o negócio tira proveito da ocasião, satisfaz o cliente e amplia seus lucros.

Tal modelo também pode ser aplicado quando notar o risco de interrupção no fornecimento de determinados produtos, seja qual for o motivo. Dessa forma, a compra em maior volume é realizada para evitar prejuízos no atendimento ao consumidor.

5. Estoque de segurança

O estoque de segurança é o armazenamento de todos os produtos que os clientes compram, bem como a matéria-prima necessária para sua fabricação. A ideia é manter a cadeia de operações sempre ativa.

Com essa abordagem, a empresa protege o negócio contra imprevistos, como impasses na negociação com fornecedores. Tais eventualidades geram atrasos nas entregas, perda de vendas e outros problemas.

Além disso, um estoque de segurança proporciona uma série de vantagens que impulsionam o desenvolvimento empresarial:

  • entregas feitas nos prazos;
  • clientes sempre satisfeitos;
  • fluxo de produção contínuo;
  • menos despesas com armazenagem;
  • redução nos itens sazonais perecíveis;
  • recursos para investimentos estratégicos.

É claro que, para determinar o número exato para o estoque de segurança, você deve buscar um equilíbrio entre lucratividade e investimentos. Assim, é fundamental utilizar o apoio da tecnologia.

6. Estoque consignado

O estoque consignado é aquele gerido por terceiros. Nesse caso, as mercadorias continuam sendo da empresa, mas o espaço usado para o armazenamento é cedido por outra.

Essa é uma solução interessante quando a empresa não dispõe do local necessário para guardar seus itens, nem os recursos para criar um armazém bem equipado. Também é uma forma da marca aumentar seus canais de vendas e agilizar a fabricação.

Na prática, o estoque é reposto pelos fornecedores, que distribuem os produtos conforme a demanda dos consumidores finais. Os detalhes dessa transação ficam descritos em contrato:

  • estoque em poder próprio: os produtos são vendidos pelo fornecedor, mesmo com o espaço cedido por outro empreendimento;
  • estoque em posse de terceiros: aqui, o fornecedor transfere a posse da mercadoria ao terceiro, por tempo determinado.

7. Estoque regulador

O estoque regular serve para atender as necessidades de reposição de estoque em empresas com filiais.

Nesse contexto, uma delas detém a maior quantidade de produtos armazenados e envia os itens necessários para as filiais restantes, conforme a demanda. Afinal, é crucial que todas as unidades estejam bem abastecidas. Todas as filiais precisarão de uma comunicação clara e em tempo real, o que implica em utilizar um software e mantê-lo atualizado.

8. Estoque em trânsito

O estoque em trânsito envolve todas as mercadorias que fazem parte da rota de entrega pelas transportadoras.

Ou seja, ao controlar essas informações, a equipe sabe o tempo exato que os produtos permanecem em trânsito. Além disso, dá para saber todos os itens armazenados para cada um dos envios. Esse tipo de estoque serve para garantir o maior controle dos produtos, tanto na origem, quanto no destino final.

9. Dropshipping

O dropshipping é justamente a não existência de um estoque. Aqui, a mercadoria adquirida pelo consumidor não é armazenada e enviada pela própria empresa vendedora, mas por uma companhia terceira.

Quando o cliente finaliza sua compra, a marca abre uma ordem de serviço e a envia ao fornecedor. Ou seja, a loja opera como um intermediário entre o distribuidor e o consumidor. Por isso, é bom para pequenos negócios e comércios eletrônicos.

Não é preciso investir em um espaço físico para o estoque, nem dedicar recursos para a gestão de mercadorias.

A preocupação é fazer boas escolhas em relação aos fornecedores. Os centros de distribuição precisam estar bem localizados para atender as demandas sem complicações, dentro do prazo estipulado.

DIAGNÓSTICO

Sabemos que administrar um empreendimento não é fácil e, por isso, o gestor tem a responsabilidade de se manter informado sobre as tendências do seu nicho de atuação e, se o diagnóstico for que você precisa de ajuda, chame a Excelência!

Responda as 10 perguntas abaixo elaboradas pelo Sebrae e descubra o diagnóstico do seu estoque.

Fique atento a todas as perguntas e responda a cada uma delas de acordo com a realidade de sua empresa, para saber se você tem um estoque controlado e organizado. Antes de concluir a atividade, some a quantidade de Respostas Sim e Não às perguntas, e veja em seguida a resposta referente ao seu resultado.

Diagnóstico do estoque
Diagnóstico do estoque (conforme SEBRAE)

1) Você avalia constantemente quais produtos precisam de adequação ou mesmo deixar de ser vendidos? (   ) Sim (   ) Não

2) Quando vai fazer compras para sua empresa, você sabe exatamente o que comprar e quanto comprar? (   ) Sim (   ) Não

3) Você conhece todas as matérias-primas/produtos que estão no estoque de sua empresa e a quantidade de cada uma delas? (   ) Sim (   ) Não

4) Você já sabia que o estoque é importante em uma empresa, podendo impactar no sucesso ou fracasso de um negócio? (   ) Sim (   ) Não

5) Sua empresa sabe quais são os produtos preferidos pelos seus clientes? Conhece os produtos mais vendidos? (   ) Sim (   ) Não

6) Você sabe quanto o estoque de sua empresa representa hoje em dinheiro? (   ) Sim (   ) Não

7) Todos os produtos/matérias-primas que estão no estoque de sua empresa são usados? Você sabe exatamente quando e quantos serão usados? (   ) Sim (   ) Não

8) Você diria que o estoque de sua empresa é bem organizado? (   ) Sim (   ) Não

9) Você controla ou tem alguém responsável pelo controle do estoque de sua empresa? (   ) Sim (   ) Não

10) Você sempre compra a quantidade certa de produtos/matérias-primas, evitando sobras ou perdas? (   ) Sim (   ) Não

RESPOSTAS DO CONTROLE DE ESTOQUE

Respostas às perguntas para diagnóstico do controle de estoque (conforme SEBRAE).
Respostas do diagnóstico de controle de estoque.

Se você respondeu Não para 6 a 10 questões, precisa prestar mais atenção ao estoque de sua empresa. Você precisa saber quais são os produtos ou serviços mais procurados, aqueles que garantem

à empresa um bom desempenho… os chamados “carros-chefes”. Necessita também ter sempre à mão informações sobre a real situação do estoque, sabendo o que há ou não nele; o que precisa ser reposto e o que não está tendo saída. As compras de produtos/matérias-primas não podem ser feitas no escuro, comprometendo a saúde financeira do negócio.

Se você respondeu Sim a 5 questões e Não às outras 5, você já sabe da importância do estoque e tem habilidade para controlá-lo, mas pode fazer mais! Você reconhece que o controle do estoque é muito importante para sua empresa e, portanto, sabe que é necessário conhecê-lo e organizá-lo de maneira adequada. De alguma maneira, você tem falhado nesse controle; sendo assim, reveja seus métodos e atitudes, para que seu empreendimento não seja prejudicado. Não perca mais tempo nem dinheiro; invista em seu negócio, realizando corretamente o controle do estoque.

Se você respondeu Sim para 6 a 10 questões, parabéns, seu estoque está em boas mãos! Continue nesse caminho e colha bons resultados. Você tem consciência de que estoque é dinheiro e, como gestor consciente, busca estratégias para manter sob controle essa parte tão importante de seu negócio.

Ferramentas para Gestão e Controle de Estoque

A gestão de estoques auxiliará no controle dos estoques (produtos prontos, semi-prontos e matérias-primas), definindo a quantidade mínima ou máxima de cada item que será realmente necessária em cada etapa do funcionamento da sua empresa.

Antes de tudo, independentemente do tamanho do seu negócio, é mandatório fazer um levantamento de tudo que a empresa armazena, o Inventário. Nesse momento já se verificam quais são os produtos com pouco giro e que precisarão ser descartados, também aqueles com alta demanda que devem sempre estar com estoque garantido, evitando atrasos na produção e nas vendas e entregas por conta da ausência de itens. A frequência do inventário de estoque depende do tipo de negócio e da decisão do gestor. No entanto, é importante que seja feito com uma periodicidade regrada e planejada. A contagem pode ser realizada diariamente, mensalmente, semestralmente ou anualmente, poi nem sempre a quantia presente no local bate com as informações do controle.

Você pode começar do básico, criando uma Ficha de Movimentação (ou planilha) para cada produto. Nela você deve identificar quais os fornecedores para aquele item, colocar a data das entradas e saídas, a quantidade, validade, valor unitário e total para assim controlar: o saldo do produto em estoque, o valor médio investido e o valor do estoque. Veja um exemplo na imagem abaixo:

Ficha de movimentação

Na sequência da gestão e controle do seu estoque, as informações deverão ser reunidas em uma Planilha de Consolidação (abaixo). Alimentando essa planilha será possível visualizar o valor mensal do estoque de cada produto e, consequentemente, o valor total dos produtos em estoque.

Planilha de consolidação para gestão de estoque

Claro que dependendo do tamanho do seu empreendimento será muito melhor utilizar softwares para essa finalidade. O Sebrae oferece cursos gratuitos sobre como manter o estoque em dia, só acessar o link.

Controlar o seu estoque vai lhe ajudar a trabalhar com foco na venda e a manter a saúde financeira. Empresários que não dão a devida importância a este ponto, ficam sujeitos a prejuízos financeiros que diminuem ainda mais a possibilidade de lucratividade, lembre-se: estoque é dinheiro!

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